1. BẬT CHƯƠNG TRÌNH

Chạy phần mềm SPM bằng cách kích đúp vào biểu tượng chương trình trên màn hình desktop.

Hình 1 – Bật chương trình từ màn hình máy tính

2. ĐĂNG NHẬP / ĐĂNG XUẤT

Khi bắt đầu ca làm việc, nhân viên bảo vệ phải Đăng nhập. Khi hết ca làm việc phải Đăng xuất.

Màn hình đăng nhập sẽ hiện lên ngay khi bật chương trình:

2 – Cửa sổ đăng nhập chương trình

Nhân viên bảo vệ cần nhập vào “Tên truy cập” và “Mật khẩu” đã được cấp.

Để Đăng xuất khỏi chương trình, tại màn hình làm việc, chọn Hệ thống/ Đăng xuất.

Hình 3 – Đăng xuất khỏi chương trình

3. VẬN HÀNH LỐI VÀO:

Hình 4 – Giao diện phần mềm LỐI VÀO

1. Nhân viên bảo vệ nhắc khách vào đi đúng vào vị trí vạch dừng xe, tắt đèn xe, đèn soi biển số, bỏ kính, khẩu trang (nếu có) và nhắc người sau lùi lại (nếu che lấp biển số của người đi trước) để đảm bảo nhìn thấy rõ biển số xe trên camera biển số.

2. Nhân viên bảo vệ lấy 1 vé, quẹt vào đầu đọc.

3. Kiểm tra thông tin ảnh chụp xe, ảnh chụp chủ xe, biển số xe trên màn hình. Nếu đúng thì giao lại thẻ cho khách.

4. Nếu biển số nhận dạng sai, nhân viên bảo vệ có thể sửa lại biển số và ấn nút ENTER trên bàn phím để lưu lại.

5. Đối với xe đạp có thể dùng thẻ dành riêng cho xe đạp, hoặc khi quẹt thẻ xong (bước 2) thì ấn vào phím SPACE (dấu cách, phím dài nhất) trên bàn phím. Khi đó, trên màn hình tại ô Biển số sẽ xuất hiện 1 mã số duy nhất tương ứng với xe đạp đó. Nhân viên bảo vệ dùng phấn ghi mã số này vào yên xe đạp.

Hình 5 - Giao diện LỐI VÀO với khách hàng xe đạp

6. Đối với vé tháng, khách tự quẹt thẻ (đã được phát khi đăng ký vé tháng trước đó) vào đầu đọc thẻ. Các thông tin của vé tháng sẽ được hiển thị trên màn hình cùng với ảnh chụp từ các camera.

Hình 6 - Giao diện LỐI VÀO với khách hàng sử dụng vé tháng

7. Nếu hệ thống có sử dụng Barrier thì phần mềm có thể tự động điều khiển mở barrier cho xe vào. 

4. VẬN HÀNH LỐI RA

Hình 6 - Giao diện phần mềm LỐI RA

1. Nhân viên bảo vệ nhắc khách vào đi đúng vào vị trí vạch dừng xe, tắt đèn xe, đèn soi biển số, bỏ kính, khẩu trang (nếu có) và nhắc người sau lùi lại (nếu che lấp biển số của người đi trước) để đảm bảo nhìn thấy rõ biển số xe trên camera biển số.

2. Nhân viên bảo vệ thu lại vé của khách và quẹt vào đầu đọc thẻ.

3. Thông tin về biển số xe vào, biển số xe ra được phần mềm tự động đối chiếu. Nếu có cảnh báo do nhận dạng sai nhân viên bảo vệ cần quan sát và đối chiếu ảnh chụp xe lúc vào và ảnh chụp xe lúc ra. Nhân viên bảo vệ cũng cần quan sát 6 ảnh chụp người gửi xe lúc vào và ảnh chụp người gửi xe lúc ra để để kiểm chứng tính hợp lệ.

4. Đối với vé tháng, khách tự quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ. Các bước xử lý tiếp theo như ở trên.

5. Đối với các bãi xe có thu phí gửi xe, phí gửi xe sẽ được thể hiện trực tiếp trên màn hình. Nhân viên bảo vệ cần phải thu phí gửi xe trước khi cho phép xe ra.

6. Nếu hệ thống có sử dụng Barrier thì phần mềm có thể tự động điều khiển mở barrier cho xe ra.

5. XỬ LÝ TÌNH HUỐNG

5.1 “Vé này chưa được đăng ký trong hệ thống. Vui lòng đăng ký vé hoặc sử dụng vé khác”. 

Hình 8 – Tình huống vé chưa đăng ký

Nguyên nhân: Vé chưa được nhân viên quản lý đăng ký vào hệ thống

Cách xử lý: Đối với xe lượt, nhân viên bảo vệ lấy 1 vé khác (đã được đăng ký) quẹt thẻ và giao cho khách. Đối với xe tháng, nhân viên bảo vệ cần thu lại vé này và xử lý cho khách vào như xe lượt. Các vé chưa được đăng ký này cần được đưa lại cho nhân viên quản lý, nhân viên quản lý cần đăng ký vào hệ thống thì mới sử dụng được. Cách đăng ký được mô tả trong tài liệu “Hướng dẫn sử dụng dành cho nhân viên quản lý”. 8

5.2 “Vé: XM0297 nằm trong danh sách vé đen (Danh sách vé bị mất)”

Nguyên nhân: Vé đã được đăng ký vào trong danh sách vé mất do khách thông báo mất vé, hoặc do nhân viên quản lý thêm vào trước đó.

Cách xử lý: Nếu tình huống này xảy ra ở lối vào, nhân viên bảo vệ thu lại thẻ này, lấy 1 vé khác, quẹt thẻ và giao lại cho khách.

Nếu tình huống này xảy ra ở lối ra, nhân viên bảo vệ cần giữ xe lại để kiểm tra. Có thể kẻ gian đã theo dõi và ăn trộm vé xe và lấy xe ra.

Nếu đã xử lý xong, phải loại bỏ vé trong danh sách xe mất trước khi đưa vào sử dụng lại. Cách thực hiện được mô tả trong tài liệu “Hướng dẫn sử dụng dành cho nhân viên quản lý”.

5.3 “Hiện tại đang có xe trong bãi đỗ sử dụng vé: XM0297”

Nguyên nhân: Vé đã sử dụng để quẹt VÀO trước đó và chưa quẹt RA.

Cách xử lý: Đối với xe lượt, nhân viên bảo vệ lấy 1 vé khác, quẹt vào đầu đọc và giao lại cho khách. Vé lượt này cần được thu lại và cần được “giải phóng” bằng cách quẹt vào đầu đọc ở lối ra (hoặc bấm vào nút “Chuyển hướng ra” sau đó quẹt thẻ vào đầu đọc).

Đối với xe tháng, nhân viên bảo vệ cần xác định vé đó có phải là vé được đăng ký cho xe của khách hàng đang sử dụng hay không. Để xác định, nhân viên bảo vệ cần vào mục Dữ liệuQuản lý vé thángTìm kiếm thông tin vé tháng, nhập vào vé xe “XM0297” và kiểm tra các thông tin về vé xe này.

Nếu đúng, nhân viên bảo vệ cần “giải phóng” bằng cách quẹt vào đầu đọc ở lối ra (hoặc bấm vào nút “Chuyển hướng ra” sau đó quẹt thẻ vào đầu đọc), sau đó giao lại cho khách quẹt vào như bình thường. 

Nếu sai, có thể khách lấy nhầm vé của người khác (một gia đình có nhiều xe, nhiều vé tháng chẳng hạn, …) nhân viên bảo vệ cần yêu cầu khách lấy đúng vé của xe mình hoặc sử dụng vé lượt để cho khách vào, khi đó khách phải trả tiền gửi xe như xe lượt thông thường.

5.4 “Vé tháng: VT0102 đã hết hạn ”

Nguyên nhân: Do khách sử dụng vé tháng chưa nộp tiền gửi xe tháng hiện tại, hoặc nhân viên quản lý đã thu tiền nhưng chưa gia hạn vé tháng cho khách.

Cách xử lý: Có 2 cách:

- Sử dụng vé lượt cho khách, hoặc

- Gia hạn vé tháng cho khách (nếu khách đã nộp tiền). Cách gia hạn vé tháng được mô tả trong tài liệu “Hướng dẫn sử dụng dành cho nhân viên quản lý”.

Tùy theo tình hình thực tế của bãi xe (đang có nhiều xe chờ phía sau hay không) mà sử dụng 1 trong 2 cách cho phù hợp.

5.5 “Vé tháng: VT0102 chưa được đăng ký. Đề nghị thu hồi lại vé”

Nguyên nhân: Nhân viên quản lý chưa đăng ký vé tháng cho xe của khách.

Cách xử lý: Có 2 cách:

- Sử dụng vé lượt cho khách, hoặc

- Đăng ký vé tháng cho khách (nếu khách đã nộp tiền). Cách đăng ký vé tháng được mô tả trong tài liệu “Hướng dẫn sử dụng dành cho nhân viên quản lý”.

Tùy theo tình hình thực tế của bãi xe (đang có nhiều xe chờ phía sau hay không) mà sử dụng 1 trong 2 cách cho phù hợp. 10 

5.6 “Hiện tại không có dữ liệu về vé: XM0297 trong bãi đỗ (Vé chưa được dùng để gửi xe)”

Nguyên nhân: Tình huống này xảy ra ở Lối ra. Có một số nguyên nhân

- Nhân viên bảo vệ đưa vé cho khách nhưng quên không quẹt vào đầu đọc.

- Nhân viên bảo vệ có quẹt vé vào đầu đọc nhưng lúc đưa cho khách lại đưa nhầm vé khác.

- Khách quẹt nhầm vé tháng(có thể cùng một gia đình có nhiều vé tháng chẳng hạn).

- Kẻ gian ăn trộm được vé của bãi xe và vào lấy xe ra.

Cách xử lý: Trường hợp khách sử dụng vé lượt:

Vào Menu Báo cáo -> Danh sách xe đang gửi và tìm kiếm theo biển số xe của khách. Nếu thấy có thông tin về xe gửi với biển số và khách đó thì lỗi là do nhân viên đưa nhầm thẻ và có thể giải quyết cho xe ra.

Nếu thấy có thông tin về xe gửi nhưng người gửi không phải là khách hiện tại, nhân viên bảo vệ cần yêu cầu người gửi xe đến để kiểm chứng. Nếu đúng thì thì lỗi là do nhân viên đưa nhầm thẻ và có thể giải quyết cho xe ra. Nếu không có người gửi xe đối chứng cần đề phòng trường hợp kẻ gian vào lấy xe bằng cách kết hợp kiểm tra Giấy đăng ký xe và CMND.

Nếu không thấy có thông tin về xe gửi thì lỗi là do nhân viên bảo vệ đưa nhầm vé hoặc quên quẹt vào đầu đọc. Trường hợp này cần xem lại video ghi hình tại khoảng thời gian lúc khách vào, nếu thấy có đúng thông tin về xe và khách thì cho phép xe ra. Nếu không thấy có thông tin thì xử lý bằng cách kết hợp kiểm tra Giấy đăng ký xe và CMND.

Trường hợp khách quẹt nhầm vé tháng, nhân viên bảo vệ cần yêu cầu khách sử dụng đúng vé tháng thì mới cho xe ra. Có thể “linh động” cho xe ra bằng cách kiểm tra danh sách xe đang gửi như ở trên. 

5.7 Nhân viên bảo vệ thấy ảnh người gửi lúc vào và lúc ra không giống nhau

Nguyên nhân:

- Hai người cùng vào gửi xe nhưng 1 người gửi 1 người lấy

- Kẻ gian theo dõi và lấy được vé xe của khách

Cách giải quyết:

Nhân viên bảo vệ cần yêu cầu người gửi xe ra để đối chứng, nếu đúng thì có thể cho xe ra.

Nếu không có người đối chứng cần kết hợp kiểm tra Giấy đăng ký xe và CMND. Đối với xe tháng có thể “linh động” nếu biết rõ người gửi và người lấy cùng trong một gia đình.

5.8 Nhân viên bảo vệ thấy hình ảnh xe lúc vào và xe lúc ra không giống nhau

Nguyên nhân:

- 2 khách cùng vào bãi xe và nhầm vé của nhau

- Kẻ gian đi xe đểu và mang biển số giả vào để đánh tráo xe xịn

Cách giải quyết: Yêu cầu người cùng đi với khách (nếu có) đưa vé xe để kiểm chứng. Nếu không có người kiểm chứng cần kết hợp kiểm tra Giấy đăng ký xe và CMND

5.9 “Xe mang biển: 30-S1-12345 đã được gửi trong bãi xe, có cho vào không ?”

Nguyên nhân:

- Kẻ gian đi xe đểu vào để đổi lấy xe xịn của khách

- Vì một lý do nào đó, xe mang biển 30-S1-12345 nằm trong danh sách xe gửi

Cách giải quyết: Nhân viên bảo vệ kiểm tra danh sách xe đang gửi bằng cách vào Báo cáo -> Danh sách xe đang gửi, tìm kiếm thông tin của xe 30-S1-12345. Nếu đã có xe mang biển như vậy thì không cho khách hiện tại vào gửi trong bãi. Trường hợp xe trong bãi chính là xe hiện tại (có thể do lần trước xe ra mà không quẹt thẻ vào đầu đọc ), nhân viên bảo vệ có thể cho xe vào. 

5.10 Khách làm mất vé

Ngay khi phát hiện bị mất vé, khách cần thông báo cho nhân viên bảo vệ. Nếu xe của khách vẫn còn trong bãi thì có thể xử lý theo các bước sau:

- Nhân viên bảo vệ để xe của khách ra một vị trí riêng. 

- Nhân viên bảo vệ tìm kiếm vé xe tương ứng với xe của khách trong Báo cáo -> Danh sách xe đang gửi. - Nhân viên bảo vệ đưa vé vừa tìm được vào danh sách đen (Danh sách vé mất).

- Nếu xác nhận đúng khách hiện tại là khách đã gửi xe (thông qua ảnh chụp lúc gửi xe), có thể giải quyết cho khách lấy xe bằng cách kiểm tra thêm CMND và Giấy dăng ký xe.

- Đề nghị khách bồi thường vé xe theo quy định.

5.11 Đầu đọc không nhận tín hiệu khi quẹt

Nguyên nhân: Vé xe bị hỏng (do công vênh, gẫy, gập, …)

Cách giải quyết:

- Ấn phím PageUp trên bàn phím

- Nhập vào số thẻ in trên vé xe.

Khi đó hệ thống sẽ hiểu như thẻ đó được quẹt bình thường. Nhân viên bảo vệ tiếp tục với quy trình kiểm soát xe ra.

Nếu trên vé xe không in ký hiệu gì thì nhân viên bảo vệ cần áp dụng cách xử lý như đối với trường hợp mất vé.

Nhân viên bảo vệ cũng cần xác định nguyên nhân gây hỏng vé là do khách hàng hay không để yêu cầu khách hành bồi thường theo quy định.

5.12 Các tình huống khác

“Không lưu được ảnh xe. Đề nghị quẹt thẻ lại hoặc dùng thẻ khác”

“Không chụp được ảnh từ camera nhận dạng biển số. Đề nghị quẹt thẻ lại hoặc dùng thẻ khác”

“Không lưu được thông tin xe. Đề nghị quẹt thẻ lại hoặc dùng thẻ khác”

Nguyên nhân:

- Lỗi camera

- Lỗi máy tính

- Lỗi mạng kết nối máy làn vào và máy làn ra.

Cách giải quyết: Nhân viên bảo vệ quẹt lại thẻ, nếu được thì giao cho khách. Nếu làm nhiều lần vẫn không được thì cần liên hệ với nhân viên kỹ thuật để kiểm tra khắc phục sự cố.